SAP Joule sinnvoll einführen – zwischen schneller Aktivierung und strategischer KI-Nutzung

Die SAP‑KI hat sich in den vergangenen Monaten weiterentwickelt und verlässt zunehmend den Status eines reinen Zukunftsthemas. Gerade jetzt ist ein guter Zeitpunkt für Unternehmen, sich strukturiert mit SAP Business AI auseinanderzusetzen, Erfahrungen zu sammeln und bewusste Grundsatzentscheidungen zu treffen. Wer das Thema nicht überhastet, sondern strategisch und kontrolliert aufsetzt, schafft eine tragfähige Basis, auf der KI schrittweise echten Business‑Mehrwert liefern kann. Bereits heute stehen erste praxisnahe Use Cases zur Verfügung, mit denen SAP‑KI produktiv eingesetzt werden kann – vorausgesetzt, Einführung und Erwartungen sind richtig eingeordnet.

Thijs Kretzberg, SAP Consultant

Frage: SAP positioniert Joule als zentrale KI-Schicht für ERP-Systeme. Wenn ich heute SAP‑Kunde bin: Wie kann ich SAP KI konkret nutzen – und wo sollte ich anfangen?

Thijs: Der wichtigste Punkt ist: SAP KI ist kein einzelnes Feature, das man „einschaltet“, sondern ein komplexes Ökosystem aus Business, Technologie und Lizenzen. SAP selbst spricht vom SAP Business AI Portfolio, bestehend aus:

• Joule Base AI: Der generative SAP‑Copilot, der Anwender per natürlicher Sprache beim Navigieren, Verstehen und Ausführen einfacher Aktionen in SAP‑Anwendungen unterstützt

• Joule Agents: Spezialisierte, prozessorientierte KI‑Agenten, die Geschäftsaufgaben eigenständig planen und ausführen

• Joule Embedded AI: In SAP‑Anwendungen integrierte, meist unsichtbare KI‑Funktionen, die Prozesse automatisch optimieren

• AI Foundation / AI Services: Die technische Plattform, um KI‑Services, eigene Modelle und individuelle Joule‑Agents zu entwickeln und zu betreiben

Für viele Kunden – insbesondere im RISE‑with‑SAP‑Modell – ist der Einstieg aber bewusst niedrigschwellig: Das so genannte SAP Joule Base AI ist dort grundsätzlich enthalten und kann kostenlos aktiviert werden.

Frage: Was bedeutet „Joule Base AI“ konkret für den Anwender?

Thijs: Joule Base AI ermöglicht eine kontextbezogene Interaktion mit dem SAP‑System. Die Anwender erhalten das von SAP viel gezeigte Chat Fenster im Launchpad angezeigt und können über dieses mit SAP-Joule chatten, bspw. um:

• sich bei der Bedienung unterstützen lassen,

• gezielt zu Apps navigieren,

• Informationen zu Belegen oder Stammdaten abrufen – natürlich immer im Rahmen ihrer bestehenden Berechtigungen

Das klingt unspektakulär, ist aber ein erster Schritt für User Enablement und Akzeptanz. Wichtig ist: In dieser Phase reden wir noch nicht über Automatisierung, Analytics oder echte Prozessentscheidungen durch KI.

Bislang sind die Praxiserfahrungen und unser Kundenfeedback noch gering, daher empfehlen wir zunächst über Key User bewusst die KI zu fordern und die Antworten auf Richtigkeit zu prüfen. Gerade wenn es um Prozessanleitungen geht, sind die Antworten aus unserer Erfahrung nicht immer zielführend.

Frage: Was sind aus technologischer Sicht die größten Herausforderungen bei der Einführung von SAP-Joule?

Thijs: Technisch läuft Joule auf der SAP Business Technology Platform. In der Ersteinrichtung ist hier Customizing in den verschiedenen SAP-Produkten notwendig. Wichtig ist, SAP nutzt die Cloud Identity Services. Das bedeutet ohne sauberes Identity‑ und Rollen‑Setup funktioniert Joule nicht sinnvoll. Viele Unternehmen sind hier noch nicht ausreichend aufgestellt. Deshalb empfehlen wir: kontrollierter Start mit ausgewählten Benutzergruppen, klar kommuniziert und sauber abgesichert. Hierüber kann auch das SAP Basis Team wertvolle Erfahrung in der Administration sammeln.

Frage: Mit Joule Base AI ist also noch nicht alles KI-gestützt und funktioniert automatisch. Wie kann ich echte Mehrwerte für mein Business erzielen?

Thijs: Nein, hiermit ist zunächst nur der erste Schritt getan. Der Business‑Mehrwert entsteht erst, wenn ich gezielt KI‑Services hinzukaufe. Hier ist das SAP Discovery Center eine gute Informationsquelle. Diese Szenarien werden über sogenannte AI-Units konsumiert und sind kostenpflichtig. Ohne diese Entitlements bleibt Joule bewusst auf der Basisebene.

Ein konkretes Beispiel wäre SAP Cash Application als Business AI. Häufig ist die Verarbeitung von Zahlungseingängen in vielen Unternehmen noch stark manuell geprägt. Zahlungen kommen gebündelt auf dem Konto an, Verwendungszwecke sind unvollständig oder falsch, Posten bleiben ungeklärt und müssen manuell zugeordnet werden. Die SAP Cash Application nutzt hier Machine Learning, um Zahlungseingänge automatisch offenen Posten zuzuordnen. Das System lernt aus der historischen Zuordnung. Als echter Mehrwert heißt dies:

• ein höherer Automatisierungsgrad in der Debitorenbuchhaltung

• schnellere Klärung von Zahlungseingängen

• verbesserter Cashflow und weniger manuelle Nachbearbeitung

Wichtig aber auch hier: Jeder Kunde ist individuell zu betrachten und bevor viel Geld für KI-Services gezahlt wird, kann bereits viel regelbasiert im Customizing optimiert werden.

Frage: Muss ich mir als Anwender Sorgen machen, dass die KI alles automatisiert bucht und ich danach die vielen Fehler korrigieren muss? Wie autonom ist die KI?

Thijs: Die KI arbeitet hierfür mit der so genannten Confidence Rate. Gerade bei Szenarien wie der automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen zeigt die Confidence Rate, wie sicher sich die KI bei einem Ergebnis ist. Liegt die Confidence hoch, kann automatisiert weiterverarbeitet werden – ist sie niedrig, wird an den Menschen übergeben, der das Ergebnis manuell nachprüft und erst dann bucht. Das schafft Vertrauen, reduziert Risiken und bewirkt, dass SAP‑KI inzwischen produktiv und verantwortungsvoll eingesetzt werden kann.

Frage: Ein häufig diskutiertes Thema ist die automatische Dokumentenverarbeitung. Wie bewerten Sie dies?

Thijs: SAP Document AI ist ein KI‑Service auf der SAP BTP, der unstrukturierte Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungsavise, Aufträge) automatisch analysiert, strukturierte Daten extrahiert und diese SAP‑Prozessen oder KI‑Funktionen zur Verfügung stellt – quasi eine verbesserte OCR-Erkennung. In der Praxis zeigt sich gerade hier schnell ein Mehrwert – etwa durch klar reduzierte manuelle Erfassung und deutlich beschleunigte Durchlaufzeiten.

Viele Kunden sehen SAP Document Extraction deshalb heute als pragmatischen Einstieg in SAP‑KI: klar umrissener Anwendungsfall, messbarer Nutzen und gut kombinierbar mit weiterführenden Szenarien. Inzwischen erhalten wir auch positives Feedback, dass die Qualität des Services in der Praxis einen Mehrwert bietet. Dies war vor einiger Zeit noch anders. Auch daran merkt man, wie schnell sich die KI auch von SAP weiterentwickelt.

Frage: Wie sollten Unternehmen im SAP-Umfeld mit der KI strategisch umgehen?

Thijs: Um einen echten Mehrwert zu erhalten, sollten Business‑Cases identifiziert werden und mit den SAP-Experten mögliche Implementierungspfade besprochen werden. Auf dieser Basis kann gezielt in AI‑Units investiert werden. Das schützt vor Kostenüberraschungen und verhindert, dass „KI“ als Buzzword verbrannt wird, bevor sie echten Mehrwert liefert.Parallel kann Joule Base aktiviert und die Key User herangeführt werden, um die Nutzung zu beobachten, Feedback einzuholen und erste Erfahrung zu sammeln.

Frage: Gilt diese Vorgehensweise für alle SAP‑Kunden gleichermaßen?

Thijs: Nein, SAP On‑Premises‑Kunden haben heute leider deutlich eingeschränkte Möglichkeiten, was SAP Joule und SAP Business AI betrifft.

Viele Joule‑Funktionen stehen aktuell nur für GROW‑ bzw. RISE‑Kunden vollständig zur Verfügung. On‑Premises‑Kunden können KI zwar über Umwege nutzen – beispielsweise über BTP‑Services, side‑by‑side‑Architekturen, oder individuelle Integrationen – aber nicht in der gleichen Tiefe, Einfachheit und Standardnähe.

Frage: Wenn du einen Rat geben müsstest: Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor, damit SAP KI nicht nur schnell eingeführt wird, sondern langfristig echten Mehrwert für Unternehmen schafft?

Thijs: Unternehmen haben heute die Chance, KI schrittweise, sicher und kontrolliert in ihr ERP einzuführen. Wichtig ist, eindeutige Entscheidungen zu treffen:

• Welche konkreten Prozesse durch KI verbessert werden soll

• Wie viel Budget und Risiko dafür bewusst über AI Units eingegangen wird

• Was sind klare Abbruchkriterien

• Wer fachlich verantwortlich ist, wenn KI produktiv arbeitet – inklusive Freigaben, Eskalation und Erfolgsmessung

Unternehmen, die das festlegen, nutzen SAP KI kontrolliert als Hebel für Produktivität und kommen über den Status eines Technologie‑Experiments hinaus.