Turnaround und europaweiter SAP S/4HANA Rollout bei der IRS Group

Die IRS Group (Intelligent Repair Solutions) ist der europäische Marktführer für Unfallreparatur, Lackierung, Smart Repair, Hagelschadeninstandsetzung sowie Innen- und Felgenaufbereitung. Smart Repair steht dabei für wirtschaftliche, nachhaltige und qualitativ hochwertige Reparaturlösungen im automobilen Umfeld. Mit rund 2.300 Mitarbeitenden und über 170 Standorten in mehreren europäischen Ländern befindet sich die Gruppe seit Jahren auf einem dynamischen Wachstumspfad.

Um dieses Wachstum organisatorisch und technologisch zu unterstützen, verfolgte die IRS Group das Ziel, ihre internationale Organisation über ein zentrales ERP-System zu steuern. Einheitliche Daten, Skalierbarkeit und Transparenz sollten die Grundlage für effiziente Prozesse, eine verlässliche Unternehmenssteuerung und fundierte Investitionsentscheidungen bilden.

Ausgangssituation

Gemeinsam mit einem externen Implementierungspartner entschied sich die IRS Group frühzeitig für eine Einführung von SAP S/4HANA in der Private Cloud, betrieben über SAP RISE. Die Zielsetzung war klar: eine moderne, zukunftsfähige Plattform, die regulatorische Anforderungen erfüllt und das internationale Wachstum unterstützt.

Im Projektverlauf zeigte sich jedoch, dass das gewählte Vorgehensmodell nicht optimal zu den Strukturen, Entscheidungswegen und Ressourcen eines mittelständisch geprägten Unternehmens passte. Rollenanforderungen und Kapazitäten waren so im Unternehmen nicht realisierbar, die Umsetzung verzögerte sich und eine zuverlässige Prognose zu Budget und Zeitplan wurde zunehmend schwierig. Die Situation führte zu wachsen der Unsicherheit auf allen Seiten – das Projekt befand sich in einer kritischen Situation.

Der Turnaround

Mit dem Einstieg der cink AG als externe Projektleitung wurde die entscheidende Wende eingeleitet. Die cink AG übernahm die Steuerung des Projekts – bewusst ohne Austausch des bestehenden Implementierungsteams. Ziel war, das vorhandene Know-how zu erhalten, Klarheit zu schaffen und Vertrauen wiederherzustellen.

Gemeinsam mit der IRS Group und dem bisherigen Partner wurden sämtliche offene Arbeitspakete strukturiert, analysiert und priorisiert. Auf dieser Basis entstand ein realistischer, belastbarer Fahrplan bis zum Go-Live, der fachliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen gleichermaßen berücksichtigte. Die cink AG agierte dabei in einer bewussten Doppelrolle: als verantwortliche Projektleitung und als konsequenter Vertreter der Kundeninteressen.

Klare Fokussierung statt Überambition

Inhaltlich wurde das Projekt konsequent auf den ersten Go-Live in Deutschland ausgerichtet – als stabiles Fundament für die internationale Skalierung.

Die Wirtschaftlichkeit von Anpassungen rückte in den Mittelpunkt. Realisiert wurde ausschließlich, was innerhalb des gegebenen Zeitrahmens stabil, vertretbar und wertstiftend war. Unnötige Verlagerungen von Funktionen in SAP wurden vermieden und Datenflüsse wurden über die SAP Integration Suite effizient angebunden. Gleichzeitig wurde auf konsequente Nutzung des SAP Standards gesetzt – ohne individuelle Sonderentwicklungen.

Stabiler Go-Live und Übergang in den Betrieb

Zum 01.01.2024 ging der Standort Deutschland produktiv. Der Go-Live verlief stabil und geordnet. Parallel etablierte die cink AG einen Application Management Service (AMS), der die Systemstabilität sicherte und einen reibungslosen Übergang in den Regelbetrieb ermöglichte. Damit war die Grundlage geschaffen, das System international auszurollen.

Europaweiter Rollout durch die cink AG

Auf Basis der stabilen Systemlandschaft erfolgte der internationale Rollout – nun vollständig betreut durch die cink AG als alleiniger SAP-Partner:

• Welle 1: Großbritannien und Belgien

• Welle 2: Dänemark und Schweden

Besonders herausfordernd waren die Anbindung der lokalen Systemlandschaft und die länderspezifischen regulatorischen Anforderungen, insbesondere im Steuerreporting sowie bei elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen. Zwei technologische Komponenten erwiesen sich als zentral:

Mit der SAP Integration Suite wurde eine einheitliche Integrationsplattform genutzt, über die länderspezifische Vorsysteme sauber an das zentrale SAP-System angebunden wurden. Die klare Entkopplung von SAP und Vorsystemen sorgte für Stabilität, Wartbarkeit und hohe Flexibilität bei weiteren Rollouts.

Die Neueinführung von SAP DRC (Document & Reporting Compliance) ermöglichte eine flexible Umsetzung unterschiedlicher nationaler Vorgaben. Gleichzeitig entsteht eine skalierbare Lösung, in die sich jederzeit neue Vorgaben oder weitere Länder integrieren lassen. Die Rollouts erfolgten unter engen Zeitvorgaben. Entscheidend waren klare Priorisierung, stringente Entscheidungswege und konsequenter Fokus auf wirtschaftlich sinnvolle Lösungen.

Ergebnis

Innerhalb von zwei Jahren wurden nach dem deutschen Go-Live vier weitere Landesgesellschaften erfolgreich produktiv gesetzt. Zum Jahresbeginn 2026 arbeiteten alle europäischen Gesellschaften der IRS Group auf einem gemeinsamen SAP S/4HANA-System.

Die kaufmännischen Prozesse wurden harmonisiert, länderspezifische Anforderungen berücksichtigt und lokale Systeme einheitlich über die SAP Integration Suite angebunden.

Dadurch entstanden:

• eine konsolidierte, transparente Datenbasis

• verbesserte Steuerbarkeit der Unternehmensgruppe

• verlässliche Entscheidungsgrundlagen für Investitionen

Die IRS Group verfügt heute über ein modernes, skalierbares SAP S/4HANA System, das internationale Besonderheiten abbildet und gleichzeitig eine effiziente, transparente Unternehmenssteuerung unterstützt.