Use Case: KI-Nutzung mit SAP - Verarbeitung unstrukturierter Daten in der Auftragserfassung

Die manuelle Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen ist in vielen Unternehmen noch Alltag – gerade wenn diese per E-Mail, Fax oder als gescannte PDFs eintreffen. Doch wie lässt sich dieser Aufwand reduzieren? Gemeinsam mit Jonas Tautz werfen wir einen Blick auf einen SAP Use Case: den Einsatz von SAP Business AI Services zur automatisierten Verarbeitung unstrukturierter Daten.

Dabei zeigt sich, wie Künstliche Intelligenz in der SAP-Welt heute schon konkret Mehrwert schafft – durch effizientere Prozesse, weniger Fehler und eine strategische Nutzung der SAP Business Technology Platform.

Jonas Tautz SAP Logistik Lead Consultant

Jonas, du hast dich intensiv mit einem Use Case zur KI-Nutzung in SAP beschäftigt. Worum geht es konkret?

Jonas Tautz: Es geht darum, wie wir mit SAP Business AI Services unstrukturierte Daten – wie PDFs oder gescannte Bestellungen – automatisch in strukturierte SD-Aufträge überführen können. Ein Beispiel ist die App „Kundenaufträge anlegen – Automatische Extraktion“, mit der sich aus solchen Dokumenten direkt Kundenaufträge generieren lassen. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeit und minimiert Übertragungsfehler.

Was genau passiert technisch im Hintergrund?

Jonas Tautz: Im Kern steht der BTP-Service „Document Information Extraction“. Dieser nutzt KI und OCR, um relevante Informationen aus dem hochgeladenen Dokument zu extrahieren – etwa Bestellnummern, Mengen oder Artikelbezeichnungen. Danach wird auf Basis der „Extraction Confidence Rate“ bewertet, wie zuverlässig die Daten erkannt wurden. Im nächsten Schritt kann der Nutzer die Daten validieren und direkt den SAP-Auftrag erstellen lassen.

Für wen eignet sich dieser Use Case besonders?

Jonas Tautz: Im Prinzip für jedes Unternehmen, das regelmäßig kundenindividuelle Bestellungen verarbeitet – also vor allem in der Industrie, im Großhandel oder in der Logistik. Besonders spannend wird es für Betriebe, die heute noch viel manuell machen oder Fax- und Mailbestellungen bearbeiten.

Wie sieht die Einrichtung in der SAP-Umgebung aus?

Jonas Tautz: Die Einrichtung erfolgt auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Dort wird der Service aktiviert, ein Service-Key erzeugt, und über die Transaktion ISLM_CONN_MAP mit dem S/4HANA-System verbunden. Wichtig ist auch das passende OAuth-Client-Profil. Es klingt erstmal technisch – ist aber mit einem klaren Setup gut beherrschbar. Für alle, die mit Fiori arbeiten: Die App F4920 steht in der App Reference Library bereit.

Gibt es Einschränkungen oder Voraussetzungen?

Jonas Tautz: Ja, es gibt ein paar Punkte, die man im Blick behalten sollte: Einige AI-Services sind nur in der Cloud verfügbar, das heißt On-Premise-Kunden brauchen ggf. eine Hybridstrategie. Zudem ist das Lizenzmodell aktuell noch in Bewegung – SAP arbeitet zwar an Verbesserungen, aber es lohnt sich, frühzeitig in Gespräche mit dem Customer Support zu gehen.

Stichwort Lizenzmodell – wie sieht die Preisgestaltung aus?

Jonas Tautz: Das hängt vom gewählten SAP BTP-Vertrag ab: CPEA (Cloud Credits), Pay-As-You-Go, oder ein BTPEA-Vertrag für größere Unternehmen. Für Tests gibt es auch eine Trial-Version. Wichtig: Zusätzlich müssen sogenannte „Compute Hours“ lizenziert werden. Und je nach Anwendungsfall kann man zwischen einer Base Edition für Standardbelege und einer Premium Edition für eigene Templates wählen.

Und wie sieht das Ganze aus strategischer Sicht aus?

Jonas Tautz: SAP verfolgt eine klare Cloud-First-Strategie mit Fokus auf modulare, schnell einsetzbare AI-Komponenten. Gleichzeitig nutzt SAP auch öffentlich verfügbare Datenquellen – wie ABAP-Code oder Community-Inhalte – um KI-Modelle zu trainieren. Das ist spannend, muss aber kritisch begleitet werden, was Datensouveränität und Validität angeht.

Dein Fazit zum Use Case?

Jonas Tautz: Für uns bei cink AG ist dieser Use Case ein erster Schritt in die KI-Nutzung für unsere Kunden. Er zeigt, wie Künstliche Intelligenz heute schon ganz konkret im SAP-Alltag unterstützen kann. Der Anwendungsfall lässt sich beliebig auf andere Eingangsdaten übertragen. Kritisch sehen wir die Lizensierung und Datensouveränität bei der SAP. Diese Fragen sollten generell für die Nutzung der BTP geklärt sein.

Wir helfen unseren Kunden dabei, diese Lösungen strategisch sinnvoll zu integrieren, und begleiten den gesamten Prozess von der Konzeption bis zur Umsetzung.