Digitale Compliance – Erfahrungen mit SAP DRC in internationalen Projekten

SAP Document and Reporting Compliance hat sich in vielen Projekten als effizientes und zukunftssicheres Framework für das elektronische Reporting bewährt. Es ermöglicht Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Prozesse zu verschlanken und Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Die Einführung ist zwar komplex, bietet aber enorme Chancen: für automatisierte Compliance, globale Transparenz und stärkere Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereichen und Steuerfunktionen.

Rieke Dahl SAP Finance Lead Consultant

Frage: Was sind typische Beweggründe für Unternehmen, SAP DRC einzuführen?

Rieke: Die zunehmende Digitalisierung steuerlicher Meldepflichten – insbesondere durch Initiativen wie „VAT in the Digital Age (ViDA)“ – ist für viele Unternehmen der Hauptantrieb. Nationale Vorgaben zu E-Invoicing und E-Reporting nehmen zu, und SAP DRC bietet eine zentrale, integrierte Plattform, um diese Anforderungen effizient zu erfüllen. Ziel vieler Organisationen ist dabei nicht nur die reine Compliance, sondern auch eine deutliche Prozessoptimierung: weniger Medienbrüche, konsistente Datenflüsse und eine zentrale Sicht auf alle relevanten Meldungen.

Frage: Wie gehen Unternehmen typischerweise an die Einführung heran?

Rieke: Erfolgreiche Projekte zeichnen sich durch ein integriertes Vorgehen aus – sowohl organisatorisch als auch technisch. Auf der technischen Seite gilt es, DRC in bestehende ERP-Landschaften einzubetten die oft sowohl On-Premise- als auch Cloud-Systeme umfassen. Hier ist eine enge Abstimmung zwischen Fachbereichen und SAP Experten (SAP SD und FI Module, SAP Basis und Architecture Mgmt / Lizensierung) entscheidend. Prozess-seitig werden die Stammdatenqualität bspw. Steuer-/Adressdaten, der Informationsfluss und die länderspezifischen Anforderungen frühzeitig geprüft. Besonders hilfreich ist ein End-to-End-Verständnis, das von der Rechnungserstellung über die Validierung bis zur rechtssicheren Übermittlung reicht. Nur wer den Gesamtprozess im Blick hat, kann nachhaltig automatisieren und Fehler vermeiden.

Frage: Welche Herausforderungen treten bei internationalen Rollouts häufig auf?

Rieke: Die größte Herausforderung liegt in der Heterogenität der Länderanforderungen. Jedes Land definiert eigene Pflichtfelder, Übermittlungsformate und Validierungsmechanismen – was eine flexible Systemarchitektur erfordert. Aber auch das DRC selbst wurde SAP-intern durch verschiedene Teams umgesetzt, sodass es länderspezifische DRC-Unterschiede gibt.

In manchen Ländern ist die Implementierung erstaunlich einfach, während andere durch „Formatfreiheit“ und inkonsistente Regularien für Überraschungen sorgen.Auch Unterschiede zwischen S/4HANA und älteren ERP-Versionen oder die Kombination aus Cloud- und On-Premise-Komponenten sowie länderspezifische Dritt-Lösungen sorgen für zusätzlichen Abstimmungsbedarf.Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das kontinuierliche Monitoring und Update-Management nach dem Go-Live. Gesetzliche Änderungen, neue SAP Notes und technische Anpassungen müssen regelmäßig eingepflegt werden, um Stabilität und Compliance dauerhaft zu sichern.

Frage: Welche positiven Effekte und Learnings konntest Du aus vielen Projekten ableiten?

Rieke: Insgesamt zeigt sich: Die Einführung von SAP DRC ist ein lohnender Schritt – sowohl aus Compliance- als auch aus Effizienzsicht. Unternehmen profitieren von einer höheren Datenqualität, automatisierten Prozessen und einer transparenteren Steuerkommunikation. Besonders erfolgreich sind Rollouts, bei denen Best Practices aus anderen Ländern übernommen werden, etwa bei XML-Visualisierungen oder Validierungsroutinen. Hilfreich ist auch der Einsatz von Validierungstools und der Wiederverwendung von Konfigurationen und BAdIs. So lassen sich Implementierungen beschleunigen und der Wartungsaufwand reduzieren. Viele Organisationen berichten außerdem von einem spürbaren Kompetenzzuwachs im Team – jedes Projekt steigert das Know-how und stärkt die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT.

Frage: Welche Empfehlungen gibst Du anderen Unternehmen, die DRC einführen möchten?

Rieke: Einige Punkte haben sich in der Praxis immer wieder bewährt:

• Rechtzeitig starten: Für jedes Land sollten mindestens vier Monate Projektlaufzeit eingeplant werden.

• Interdisziplinär aufstellen: Fachbereiche, Steuerexperten und IT müssen von Beginn an eng zusammenarbeiten.

• Transparente Stammdatenprozesse: Datenqualität ist der Schlüssel für stabile Abläufe.

• Frühe Einbindung lokaler Buchhaltung und Steuerberatung, um rechtliche Feinheiten abzusichern.

• Testdaten gemeinsam mit Kunden und Lieferanten vorbereiten, um den realen Austausch zu simulieren.

• Standardisierung statt Einzellösungen: Wiederverwendbare Komponenten und globale Templates erleichtern spätere Rollouts erheblich.