Bei der ERP Umstellung stehen erste Use Cases häufig im Mittelpunkt der Planung und Ausrichtung. Diese frühen Anwendungsbeispiele dienen nicht nur als Wegweiser für das Projekt, sondern bieten auch wertvolle Einblicke für den Fachbereich und die IT.
Thijs Kretzberg, SAP Projektleiter
Interviewer: Viele Kunden lassen im Rahmen der Vorphasen der S/4HANA Umstellung bereits erste Use Cases in SAP abbilden. Könnten Sie uns etwas mehr darüber erzählen?
Thijs Kretzberg: Ja, das stimmt. Im Vorfeld einer S/4HANA Umstellung ist es eine häufige Anforderung, dass Kunden erste ausgewählte Use Cases abbilden lassen. Dies ermöglicht ihnen, ein erstes Gefühl dafür zu entwickeln, wie mit SAP S/4HANA gearbeitet werden kann und ob sich besondere Anforderungen abdecken lassen. Insbesondere der Fachbereich kann hierdurch gut abgeholt werden und sich auf das Projekt vorbereiten. Auch Sorgen des Fachbereichs, dass bestimmte Funktionen nicht abgedeckt werden, können dabei diskutiert und zumeist auch ausgeräumt werden. Zudem bietet es ein erstes Gefühl zur Zusammenarbeit mit einem potenziellen Implementierungspartner.
Es ist üblich, dass im Rahmen der Vorphasen parallel zu den Use Cases auch grundsätzliche Projekteckpfeiler abgestimmt werden beispielsweise zum Vorgehen, Betriebsmodell, Systemlandschaft und Weiteres. So können beide Seiten – sowohl Kunde als auch Implementierungspartner - einen Einblick in die potenziellen Veränderungen geben, als Grundlage für die weitere Projektplanung.
Interviewer: Was ist für Kunden dabei zumeist die größte Veränderung?
Thijs Kretzberg: Viele Kunden sehen zum ersten Mal SAP Fiori, da sie bisher nur mit der klassischen GUI gearbeitet haben. SAP Fiori bietet eine modernere und benutzerfreundlichere Benutzeroberfläche, die auf die Bedürfnisse der Endanwender von heute zugeschnitten ist. Durch die ersten Use Cases erhalten die Kunden einen direkten Einblick in SAP Fiori und können sehen, wie es ihre Arbeitsprozesse verbessern kann. Gerade für Key User, die die Arbeit mit den umfangreichen SAP GUI Transaktionen gewohnt sind, ist dies häufig eine größere Umstellung. Interessant und Neu sind dabei vor allem die analytischen Apps mit visuellen Darstellungen von KPIs direkt auf der Startseite oder im Drilldown bei der tieferen Analyse.
Interviewer: Kann dieser erste Eindruck auch bei der Auswahl mehrerer Systeme helfen?
Thijs Kretzberg: Ein erster detaillierter Eindruck kann bei der Auswahl zwischen mehreren ERP-Systemen sehr hilfreich sein, da er den Kunden ermöglicht, die verschiedenen Optionen besser zu verstehen und zu bewerten. Sie können sehen, wie gut die Systeme ihre Anforderungen erfüllen und ob sie mit den Benutzeroberflächen zurechtkommen. Dies kann die Entscheidungsfindung unterstützen und sicherstellen, dass die gewählte Lösung ihren Bedürfnissen entspricht.
Dabei ist allerdings sehr wichtig, einen großen Wert auf eine sorgfältige Vorbereitung der Workshops und Use Cases zu legen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Stakeholder entsprechen. Dazu gehört unter anderem eine klare Definition der Ziele und Anforderungen sowie eine enge Abstimmung mit den Stakeholdern. Außerdem ist es wichtig, dass die Teilnehmer gut vorbereitet sind und ein Verständnis für ihre Rolle und Verantwortlichkeiten haben.
Interviewer: Und wie stellen Sie sicher, dass die tatsächlichen, detaillierten Anforderungen zur Realisierung erfasst werden?
Thijs Kretzberg: Die Abbildung der Use Cases kann nur einen ersten Eindruck des Systems vermitteln. Die tatsächlichen Anforderungen in einer sogenannten „Greenfield“ -Einführung werden nach der Activate Methodik im Rahmen des Projekts in den sogenannten Solution Validation Workshops, auch bekannt als Fit/Gap Workshops, erfasst. In diesen Workshops werden die Prozesse und Anforderungen direkt am System überprüft und validiert. Dabei arbeiten wir eng mit den Fachbereichen des Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen vollständig erfasst und umgesetzt werden. Bei einer „Brownfield“ -Einführung, also einer Conversion des bestehenden SAP ERP ECC nach SAP S/4HANA, ist die Ausgangslage des Kunden entscheidend, beispielsweise die Nutzung des neuen Hauptbuchs oder das neue Business Partner Modell. Je nach Ausgangslage sind dann die Anforderungen und Veränderungen abzustimmen.
Interviewer: Können Sie uns bitte erklären, was SAP Activate ist und wie es bei SAP S/4HANA Transformationen verwendet wird?
Thijs Kretzberg: SAP Activate ist eine Methodik, die von SAP entwickelt wurde, um die Einführung von SAP-Lösungen zu beschleunigen und zu vereinfachen. Es ist ein Rahmenwerk, das bewährte Methoden, Werkzeuge und Vorlagen enthält, um Projekte von der Planung bis zur Implementierung zu unterstützen. SAP Activate ist so gestaltet, dass es den Projektteams ein klares Verständnis von Aufgaben, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten gibt. Das Projekt ist dabei in Phasen unterteilt, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt der Implementierung gründlich geplant, durchgeführt und überprüft wird.
Interviewer: Wie unterscheidet sich SAP Activate von traditionellen Implementierungsmethoden?
Thijs Kretzberg: SAP Activate unterscheidet sich von traditionellen Implementierungsmethoden, da es ein agiler Ansatz ist, der auf kontinuierlicher Zusammenarbeit und Feedback basiert. Es ist darauf ausgerichtet, schnell Ergebnisse zu erzielen und kontinuierlich zu verbessern.
Im Rahmen von SAP Activate wird ein Sandbox System eingesetzt. Kunden können in dieser Umgebung ihre Geschäftsprozesse testen und auf diese Weise Anforderungen direkt am System gestalten und mögliche Probleme und Fehler frühzeitig erkennen. Durch diesen Ansatz können Kunden frühzeitig Feedback zu neuen Funktionen geben und Verbesserungsvorschläge einbringen. Das verbessert natürlich die Projektplanung ungemein, da Anforderungen frühzeitig erkannt und mögliche Schwierigkeiten gelöst können. Auf diese Weise wird eine optimale Lösung für den Kunden entwickelt, die seinen Anforderungen und Bedürfnissen entspricht.
Interviewer: Welche Rolle spielen „Solution Validation“ -Workshops in der Projektdurchführung?
Thijs Kretzberg: Ein " Solution Validation Workshop" ist ein Meeting, in dem das Unternehmen seine Geschäftsanforderungen direkt anhand von SAP S/4HANA Prozessen und Funktionalitäten prüft, um zu sehen, welche Anforderungen bereits abgedeckt sind und welche weiterhin als "Gaps" vorhanden sind. Die „Gaps“ können direkt bewertet werden, welche Anforderungen sind ein „MUST“ und wo reden wir eher über Verbesserungen und Optimierungen. Das Ergebnis dieser Workshops ist ein priorisiertes Backlog, als Grundlage für die weitere Projektrealisierung. Durch diese Workshops wird ein hoher Grad an Transparenz und Verständnis für den Prozess und die Lösung erreicht. Unternehmen können so sicherstellen, dass die Implementierung ihren Anforderungen entspricht und die gewünschten Ergebnisse liefert.
Das war ein Interview mit Mark Götting zum Thema Projektmanagement in Digitalisierungsprojekten und SAP-Implementierungen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!
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